Cashflow-Management-Tool auswählen: die Checkliste

Die Werkzeuge sehen sich auf den ersten Blick ähnlich: Konten anbinden, Vorschau ansehen. Die Unterschiede zeigen sich erst mit deinen eigenen Daten. Diese Checkliste führt dich durch die sieben Punkte, an denen sich die Wahl entscheidet, und durch einen Test, der in einer Woche ein Ergebnis bringt.

Sieben Punkte, die du prüfen solltest

1. Bankanbindung. Liest das Werkzeug deine Konten automatisch ein, und zwar bei deiner Bank? Das läuft in Europa über die Schnittstelle PSD2 und ist nur lesend: Überweisen kann die Software nicht. Frag nach, wenn du ein Konto bei einer kleinen Bank oder im Ausland hast.
2. Buchhaltung. Offene Rechnungen sind die halbe Vorschau. Prüfe, ob dein System angebunden ist, etwa lexoffice, sevDesk oder DATEV, und ob die Anbindung im Preis enthalten ist oder extra kostet.
3. Nutzer und Konten im Tarif. Hier liegen die größten Preisunterschiede. Im mittleren Tarif sind je nach Anbieter zwei, drei oder fünf Nutzer enthalten.
4. Szenarien. Kannst du durchrechnen, was passiert, wenn ein großer Kunde zwei Monate später zahlt oder du zwei Leute einstellst? Und siehst du beide Verläufe nebeneinander?
5. Zuordnung der Buchungen. Wie viel sortiert das Werkzeug von selbst in Kategorien, und wie viel bleibt für dich? Das entscheidet über den Aufwand jede Woche.
6. Wiederkehrendes. Miete, Gehälter, Umsatzsteuer und Abos sollten als Reihe geplant werden, nicht Monat für Monat von Hand.
7. Vertrag. Monatlich kündbar oder ein bis zwei Jahre Bindung? Ein Rabatt von 25 bis 35 % setzt die lange Laufzeit voraus.

So testest du in einer Woche

finban und Commitly lassen dich 14 Tage kostenlos testen, Tidely 7 Tage. Die Zeit reicht, wenn du sie planst.

• Tag 1: Alle Konten anbinden, die Buchhaltung dazu. Notiere, wie lange das dauert und wo es hakt.
• Tag 2: Die wiederkehrenden Zahlungen prüfen: Hat das Werkzeug Miete, Gehälter und Abos erkannt?
• Tag 3: Die offenen Rechnungen ansehen. Stimmen Beträge und Fälligkeiten mit der Buchhaltung überein?
• Tag 4: Ein Szenario bauen: der größte Kunde zahlt 60 Tage später.
• Tag 7: Den vorhergesagten Kontostand mit dem echten vergleichen. Weicht er um mehr als ein paar Prozent ab, such den Grund. Meist fehlt eine Zahlung, die nur du kennst.

Teste mit deinen echten Konten. Mit Beispieldaten sieht jede Vorschau gut aus.

Fragen an den Anbieter

• Welche Anbindungen sind in meinem Tarif enthalten, welche kosten extra?
• Was kostet ein weiterer Nutzer, ein weiteres Konto, eine weitere Firma?
• Wo liegen meine Daten, und wer hat Zugriff?
• Wie komme ich an meine Daten, wenn ich kündige?
• Gilt der Rabatt für die ganze Laufzeit oder nur für die ersten Monate?

Womit du rechnen solltest

Ein halber Tag fürs Einrichten, danach eine Viertelstunde pro Woche fürs Pflegen. Das sind unsere Erfahrungswerte aus der Arbeit mit finban, kein Messwert über alle Anbieter. Wer länger braucht, hat meist viele Buchungen, die das Werkzeug nicht zuordnen konnte. Dann lohnt ein Blick auf Punkt 5.

Welche Tarife für deine Zahl von Konten und Nutzern in Frage kommen, steht unter Welche Software passt?. Alle Preise findest du im Vergleich der Anbieter.