Cashflow-Management heißt, dafür zu sorgen, dass immer genug Geld auf dem Konto ist, um die nächsten Rechnungen zu bezahlen. Das klingt selbstverständlich und ist doch der häufigste Grund, aus dem gesunde Unternehmen in Schwierigkeiten geraten: Sie schreiben Gewinn und können trotzdem die Gehälter nicht zahlen, weil das Geld der Kunden später kommt als die eigenen Rechnungen fällig sind.
Cashflow ist nicht Gewinn
Gewinn steht in der Buchhaltung, Cashflow auf dem Konto. Eine Rechnung über 20.000 €, die du heute schreibst, ist heute Umsatz. Geld ist sie erst, wenn der Kunde zahlt, vielleicht in 45 Tagen. In der Zwischenzeit zahlst du Miete, Gehälter und Umsatzsteuer.
Deshalb reicht der Blick in die betriebswirtschaftliche Auswertung nicht. Sie sagt, ob sich das Geschäft lohnt. Sie sagt nicht, ob am 28. genug Geld da ist.
Die drei Aufgaben
1. Überwachen
Wissen, was heute auf allen Konten liegt und was in den letzten Wochen ein- und ausgegangen ist. Das ist die Grundlage; ohne sie ist jede Planung geraten.
2. Planen
Den Kontostand der nächsten Wochen und Monate vorhersagen. In die Vorschau gehören:
- offene Rechnungen an Kunden, nach dem Tag, an dem sie wirklich bezahlt werden,
- offene Rechnungen von Lieferanten,
- wiederkehrende Zahlungen wie Miete, Gehälter und Abos,
- Steuern: Umsatzsteuer, Lohnsteuer, Vorauszahlungen,
- was du erwartest, aber noch nicht geschrieben hast.
Üblich ist eine Vorschau über 13 Wochen für das Tagesgeschäft und über 12 Monate für größere Entscheidungen.
3. Steuern
Etwas tun, wenn die Vorschau ein Loch zeigt. Die Mittel sind begrenzt und bekannt:
- Rechnungen früher stellen und kürzere Zahlungsziele vereinbaren,
- säumige Kunden früher erinnern,
- eigene Zahlungen innerhalb der Frist später leisten,
- Anschaffungen schieben oder finanzieren,
- rechtzeitig mit der Bank über eine Kreditlinie sprechen.
Der letzte Punkt zeigt, warum die Vorschau zählt: Eine Bank hilft dem, der drei Monate vorher kommt. Wer in der Woche kommt, in der das Konto leer ist, hat kaum noch eine Wahl.
Ein Beispiel
Eine Agentur mit zwölf Mitarbeitern hat am Monatsanfang 38.000 € auf dem Konto. Die Gehälter kosten 46.000 € und sind am 28. fällig. Offen sind Rechnungen über 61.000 €; davon zahlt ein großer Kunde 30.000 € erfahrungsgemäß zwei Wochen zu spät.
| Betrag | |
|---|---|
| Kontostand am 1. | 38.000 € |
| Zahlungseingänge bis zum 28. ohne den großen Kunden | + 31.000 € |
| Miete, Lieferanten, Umsatzsteuer bis zum 28. | − 27.000 € |
| Gehälter am 28. | − 46.000 € |
| Kontostand am 28. | − 4.000 € |
Die Agentur macht Gewinn, und trotzdem fehlen am 28. 4.000 €. Wer das am 1. sieht, ruft den Kunden an oder nutzt die Kreditlinie. Wer es am 27. sieht, hat ein Problem. Die Zahlen sind ein erfundenes Beispiel.
Was eine Software davon übernimmt
Von den drei Aufgaben nimmt sie dir die erste ganz und die zweite zum großen Teil ab:
- Sie liest die Bankumsätze täglich ein, über eine Anbindung, die nur lesen darf.
- Sie holt offene Rechnungen aus der Buchhaltung.
- Sie erkennt wiederkehrende Zahlungen und schreibt sie fort.
- Sie rechnet Szenarien: Was, wenn der Kunde 60 Tage später zahlt?
Die dritte Aufgabe bleibt bei dir. Keine Software ruft den Kunden an.
Wann du eine brauchst
Mit einem Konto und wenigen Buchungen reicht eine Tabelle. Ab wann sich der Umstieg lohnt, steht unter Excel oder Software. Welche Werkzeuge es gibt und was sie kosten, zeigt der Vergleich der Anbieter.
Mehr dazu: Cashflow-Management-Tool auswählen: die Checkliste